In den letzten vier Jahren haben wir unsere Mitarbeiteranzahl mehr als verdoppelt. Im Zuge des kontinuierlichen Wachstums von Dashlane hat unser Personalteam bei der Einarbeitung neuer Dashlaner zwei Ziele vor Augen:
- Wir stellen sicher, dass jeder neue Mitarbeiter auf individuelle und einzigartige Art und Weise eingearbeitet wird – egal, ob persönlich oder zu Hause
- Wir weiten unseren globalen Onboarding-Prozess auf unsere Niederlassungen in Frankreich, den USA und Portugal und darüber hinaus aus
Der Onboarding-Prozess beginnt sobald ein neuer Dashlaner ein Jobangebot annimmt. Das Personalteam kümmert sich in Zusammenarbeit mit den Personalleitern, dem IT-Team, den Workplace Experience Teams und vielen anderen Mitarbeitern um die persönliche Einarbeitung jedes neuen Dashlaners. Am Ende der Einarbeitung eines neuen Dashlaners (ca. 90 Tage nach der Einstellung) verfügt er nicht nur über praktisches Wissen über sein Team und seine Rolle, sondern auch über die Vision, die Werte und die Kultur von Dashlane.
Vor dem ersten Arbeitstag
Die an der Einarbeitung beteiligten Teams stellen sicher, dass dem neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag die „Büroinfrastruktur“ (z. B. Computer und Büromaterial) zur Verfügung steht oder dass ihm diese per Post zugeschickt wurde, wenn er zu Hause eingearbeitet wird. Manager und das Personalteam bleiben über das so genannte Enboarder-Tool mit den neuen Mitarbeitern in Kontakt, um sie zu unterstützen und etwaige Fragen zu beantworten, die sie bereits vor ihrem ersten Arbeitstag haben.
Vor dem ersten Arbeitstag bereitet der Manager des neuen Mitarbeiters alles vor. Dazu gehört auch, dass der neue Dashlaner dem gesamten Team vorgestellt wird, indem auf Slack einige Fun Facts veröffentlicht werden. Dabei erfahren wir in der Regel, wer vor kurzem einen „Herr der Ringe“-Marathon absolviert hat oder ob die Person eher Hunde oder Katzen mag (diese Information ist für die Mitglieder des Slack-Channels #dashlane-haustiere sehr wichtig). Außerdem erhalten Neuzugänge von ihren Managern detaillierte Informationen zu ihren ersten Tagen bei Dashlane, damit sie sich auf ihren Einstieg vorbereitet fühlen.
Der erste Tag
Unabhängig davon, ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten, erhalten alle neuen Dashlaner am ersten Tag ein Willkommenspaket, das ihre Ausrüstung (Laptop, Monitore usw.), ein paar Dashlane-Artikel und eine Grußkarte mit den Unterschriften ihrer Teamkollegen enthält. Im Laufe des Tages werden sie außerdem Slack-Nachrichten von ihren Kollegen erhalten, um sie willkommen zu heißen und sich ihnen vorzustellen.
Die erste Woche
In der ersten Woche lernen die neuen Dashlaner ihren „Onboarding Buddy“ kennen. Dabei handelt es sich um einen Dashlane-Kollegen, der den neuen Mitarbeiter vorstellt, ihm unausgesprochenes Wissen vermittelt (z. B. welchen Slack-Channeln er beitreten sollte) und als Ansprechpartner bei Fragen zur Verfügung steht.
In der ersten Woche stellen die Manager gemeinsam mit ihren neuen Mitarbeitern einen individuellen Plan für die nächsten 30/60/90 Tage auf. Dieser enthält Zielvorschläge, die der neue Dashlaner in den ersten drei Monaten erreichen sollte. An Tag 15 findet ein persönliches Gespräch zwischen dem neuen Mitarbeiter und einem Mitglied des Personalteams statt. Dabei wird der Stand der Dinge besprochen und es werden eventuelle Fragen geklärt.
Die ersten Wochen
Die neuen Dashlaner dürfen sich außerdem darauf freuen, dem Rest des Unternehmens bei einem unserer globalen Town Hall Meetings vorgestellt zu werden. Es ist mittlerweile Tradition bei Dashlane, dass jeder neue Mitarbeiter bei seinem ersten Town Hall Meeting mit einem interessanten Fun Fact vorgestellt wird. Manche davon sind witzig, andere beeindruckend – wir erfahren aber immer etwas Neues!
Das Personalteam bietet regelmäßig stattfindende Onboarding-Sessions an, die von Dashlanern aus verschiedenen Abteilungen geleitet werden, damit neue Teammitglieder das Unternehmen aus verschiedenen Blickwinkeln kennenlernen können. Die Neuzugänge können so nicht nur Kontakte zu Dashlanern aus sämtlichen Bereichen des Unternehmens knüpfen, sondern auch zu anderen neuen Mitarbeitern, die zur selben Zeit in anderen Büros angefangen haben. Bei einer dieser Sessions stellt ihnen unser CEO, JD Sherman, unsere Vision und unsere Werte vor. JD steht darüber hinaus auch für ein persönliches Meeting zur Verfügung – und zwar mit jedem Dashlaner, ob neu oder alteingesessen. Er lebt unsere Unternehmenswerte der Transparenz und des Vertrauens vor und gibt gerne Auskunft zu den verschiedensten Themen, von seiner peinlichsten Kindheitserinnerung bis hin zu den Inhalten des letzten Vorstandsmeetings.
Zu Dashlanes Kultur des kontinuierlichen Feedbacks gehört, dass der Onboarding-Prozess Kontrollpunkte aufweist, an denen neue Mitarbeiter ihre Erfahrungen mitteilen können. Nach den ersten 30 Tagen bei Dashlane können Neulinge einen formlosen Bericht verfassen, in dem sie ihre ersten Eindrücke über den Einstellungsprozess, die Unternehmenskultur und die Produkte von Dashlane aus ihrem Blickwinkel schildern. Es wurden bereits viele Verbesserungen aufgrund der Berichte neuer Mitarbeiter bei Dashlane umgesetzt, wobei sich diese nicht nur auf das Onboarding bezogen! So haben wir beispielsweise aufgrund eines Berichts einer unserer Neulinge bereits Verbesserungen an der Benutzeroberfläche unseres Produkts für die Kennwortsynchronisierung vorgenommen.
Und darüber hinaus...
Zusätzlich zu den regulären Onboarding-Sessions gibt es weitere spannende Möglichkeiten für neue Dashlaner, das Unternehmen näher kennenzulernen, wie z. B. unseren User Support Onboarding Day. Dabei verbringt jeder neue Mitarbeiter einen Tag als Kundendienstmitarbeiter und beantwortet echte Anfragen unserer Benutzer (natürlich mit Hilfe!). Das Kundendienst- und Service-Team unterstützt jeden neuen Dashlaner beim Beantworten von Benutzeranfragen, Beheben von Problemen und Erlernen der Funktionsweise des Produkts.
Neue Mitarbeiter müssen sich auch außerhalb der Arbeit mit ihrem Team austauschen können. Deshalb organisiert jedes Team in jedem Quartal einen Ausflug oder ein besonderes Event. Unsere Favoriten waren bisher Online-Gaming-Treffen, Brettspielabende und gesellige Bastelveranstaltungen. Unser Workplace Experience Team ist jedoch auch immer offen für neue Ideen für ortsunabhängige Meetings.
Um neben den formlosen Berichten auch strukturiertes und quantifizierbares Feedback einzuholen, schickt das Personalteam allen neuen Dashlanern an ihrem 80. Tag im Unternehmen über CultureAmp eine offizielle Onboarding-Umfrage. Die Ergebnisse dieser Umfrage bilden einen Teil der OKRs des Personalteams, sodass sie diese sehr genau beobachten und zur Fortschrittskontrolle in Bezug auf die umgesetzten Änderungen einsetzen.
Genau wie Dashlane selbst entwickelt sich auch der Onboarding-Prozess ständig weiter. Wir informieren uns ständig über neue Tools und Methoden, um jedem neuen Dashlaner den Einstieg so einfach wie möglich zu machen.
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